結婚式の受付を無人化にするメリットや注意点は？注目される理由とは？

結婚式の受付係は、参列する他のゲストからご祝儀を預かり、芳名帳に名前を記入してもらい席次表を渡すといった業務を行ってもらう必要があります。

少人数の結婚式であれば受付係の業務は少なく済みますが、大勢のゲストが参列する場合は、ご祝儀の管理や案内など負担が大きくなるでしょう。

また、感染症予防の観点から見ても、受付で大勢のゲストが順番を待ちご祝儀やペンなどを人から人へ渡すことに不安を覚える場合もあります。

ご祝儀の管理についても、保管の責任問題が発生すると受付係も荷が重くなってしまうかもしれません。

このような結婚式の受付係の負担を減らしスムーズかつ安全に担うために、受付の無人化システムを利用する新郎新婦が増えています。

今回は、まだ馴染みの少ない結婚式の受付無人化システムについて見ていきましょう。

結婚式の受付を無人化にしたい理由

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新型コロナウイルスの影響で、結婚式において人との接触をできるだけ減らしたいと思っても、受付に関しては課題が残されていました。

受付では混雑が避けられず、ご祝儀の受け渡しや芳名帳の記入などで受付係とゲストとの接触が発生します。

そこで、結婚式の受付を非接触で対応できるようにするために、専用の無人化システムが登場。

QRコードを読み込みWEBサイト上で受付を行い、ご祝儀を事前にオンライン決済することで、受付時の接触を大幅に減らすことが可能になったのです。

さらに、すべての手続きをオンライン上で完了することで、スピーディーに受付業務が進められ混雑も解消されます。

コロナ禍以降、大勢の人が集まる結婚式では感染症対策が不可欠となっていますが、受付無人化システムを利用することで、不安を軽減することが可能です。

結婚式の受付無人化システムにできること

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結婚式の受付無人化システムによって行える主な機能は以下の通りです。

• QRコードによる受付
• ご祝儀の事前決済
• ゲストにお礼のメッセージ

従来は、これらの受付業務は全て新郎新婦から選ばれた受付のゲストが担っていました。

しかし、多くのゲストが参列する結婚式などでは受付業務の負担が大きくなり、時間もかかってしまいます。

遠方のゲストが遅れてくる場合など、結婚式の開始時間が遅れてしまうケースも考えられるでしょう。

このような受付の負担や時間ロスなどは、無人化システムを利用することで大幅に解消できます。

また、ご祝儀を事前決済にするだけではなく、芳名帳の自動化やゲストへお礼のメッセージを受付時に画面に表示したりスマートフォンに送ったりできるため、席札への手書きメッセージも不要です。

結婚式の受付を無人化にするメリット

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結婚式の受付を無人化にする主なメリットは、以下のものが挙げられます。

• 受付の人選に悩まずに済む
• ご祝儀を事前決済にできる
• 芳名帳の記入が不要になる

これから結婚式を挙げる予定の方や受付の人選に悩んでいる方は、ぜひメリットを確認して利用を検討してみましょう。

受付の人選に悩まずに済む

結婚式の受付無人化システムを導入することで人選に悩まずに済むだけではなく、ゲストの負担も減らせるため、双方にとってメリットになります。

結婚式の受付は、新郎新婦に代わってそれぞれの信頼できるゲストから2名ずつお願いするのが一般的です。

しかし、受付を任せられるゲストの人選は意外と難しいと感じる場合もあります。

例えば、信頼できるゲストが遠方から参列する場合は早めに会場に来てもらうなど負担をかけてしまう場合があるでしょう。

また、ご祝儀の受け取りや芳名帳の記入、席次表を渡したり余興の案内をしたりなど多くの業務を任せることになるため、ゲストの中には受付を避けたいと考える方もいるかもしれません。

これらのことから受付の人選に悩んでしまう場合は無人化システムを利用することで解決できます。

ご祝儀を事前決済できる

結婚式の受付に無人化システムを利用することで、今まで受付で直接手渡ししていたご祝儀をゲストは事前決済できます。

事前決済の方法は以下のものが挙げられます。

• 銀行振込
• QRコード決済
• クレジットカード払い

事前決済にすることで、受付係もご祝儀を管理せずに済み、ゲストも大金を持ち歩く必要がなくなるため安心です。

また、ご祝儀のためにお札を新札に交換したり祝儀袋を用意したりする手間も省けるのもうれしいポイント。

高齢者など、無人化システムの利用が難しい方は、従来どおりに受付でご祝儀を受け取るのがマストです。

不慣れな参列者に手間をかけさせてしまわないように、ご祝儀を管理する鍵付きロッカーなどは式場に手配しておきましょう。

芳名帳の記入が不要になる

受付時にゲストが名前と住所を記入する芳名帳は、新郎新婦が参列者を確認するために必要とされています。

手荷物を持ちながら、記入するのは一苦労に感じる方もいるでしょう。

小さい子どもと一緒に参列するゲストやペンを握ることが困難なゲストもいるため、芳名帳が負担になる場合もあります。

芳名帳は、無人化システムを利用するとQRコードをかざすだけで受付完了となるためスムーズです。

スマートフォンを通じてリアルタイムで新郎新婦にも誰が受付完了したかを知らせることもできます。

芳名帳は、今後の年賀状やお祝い返しなどで必要になるため、しっかり管理できるシステムを選びましょう。

結婚式の受付を無人化にする注意点

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結婚式の受付を無人化にすると、以下のような注意点があります。

• 無人化システムを利用する費用がかかる
• スマートフォンやタブレットが必要
• 不慣れなゲストは直接対応することになる

受付係を選ぶ必要がなくなり、スムーズに受付を済ませられる反面、費用や準備、不慣れな方への対応なども考えることになります。

受付を無人化にしたい新郎新婦は、注意点も考慮して検討してみましょう。

無人化システムを利用する費用がかかる

ゲストに受付を頼む場合、1人当たり5,000円程度のお礼を準備します。

新郎新婦2名ずつ受付を頼んだ場合、4人×5,000円＝20,000円のお礼が必要になるのが一般的です。

利用する無人化システムによっては、約3万円の料金がかかる場合があり、タブレットなどもレンタルする際はさらに追加費用が発生します。

受付をゲストに頼む場合と比較すると、費用が高くなる場合があるため予算の見直しなどで必要になるでしょう。

ただし、無人化システムによってはほとんど費用がかからない場合もあります。

内容やプランなどを確認して、慎重に比較検討してみましょう。

スマートフォンやタブレットが必要

受付の無人化システムによって異なりますが、ゲストがスマートフォンを持っていないとQRコードなどを利用できません。

また、受付にはタブレットを設置して受付業務を行うため、持ち合わせていない場合は準備することになります。

また、持っているタブレットが古い場合も対応していない場合があるので注意が必要です。

高齢の親族などでスマートフォンを持っていない方や忘れてしまった方のために、QRコードをプリントして対応するといったシステムもあるので、選ぶ際は内容をチェックしておくと良いでしょう。

タブレットに関してはレンタルできる場合もあるため、購入などする前に公式サイトから確認してみてください。

不慣れなゲストは直接対応することになる

今は、高齢者であってもスマートフォンなどを上手に使いこなしている方が多いですが、なかには不慣れな方もいます。

スマートフォンを持っていない場合もあるため、結婚式の受付が無人化システムだと躊躇してしまうかもしれません。

不慣れだと周囲の視線が気になってしまい、肩身の狭い思いをさせてしまう可能性もあるため、事前にスマートフォンについてどの程度使えるか確認しておくと良いでしょう。

不慣れである場合は、直接対応できるように検討する必要があります。

まとめ

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結婚式の受付に無人化システムを導入すると、人選に悩まずに済むだけではなく、ご祝儀の管理や芳名帳の記入などもスムーズかつ安全に対応できるようになります。

結婚式の受付では、タブレットとスマートフォンを使用する無人化システムが多くあるため、金額やサービスを確認してニーズに合うものを選びましょう。

また、タブレットやスマートフォンの用意や不慣れな方への対応なども考えていかなければなりません。

結婚式当日がスムーズに進められるように、担当プランナーとも無人化システムの利用を相談しながら検討してみてくださいね。