受付の無人化システムとは？選び方とメリットや注意点を解説

受付に無人化システムを設置すると、人件費や経費の削減になったり業務効率が高まったりなどのメリットが多くあります。

すでに受付を無人化にしている企業や店舗も増えており、今後も需要は高まっていくでしょう。

受付の無人化システムは、タブレット型からロボット型まで多岐にわたり、機能も製品によって異なるため、目的に合わせて導入することが大切です。

今回は、受付の無人化システムの選び方やメリット、注意点を解説するので参考にしてみてください。

受付の無人化システムとは

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受付の無人化システムとは、来訪者や顧客の受付や取次業務などの受付業務を自動化するシステムです。

来訪者や顧客は、タブレットや専用端末のタッチパネル、音声ガイダンスなどで担当者へ通知します。

一般企業だけではなく、飲食店、ホテル、病院など、さまざまな業種の受付業務に対応できる無人化システムが開発されているため、目的に合わせて適切な受付システムを導入することが可能です。

受付の人件費削減はもちろん、来訪者や顧客の待ち時間短縮や満足度の向上にも繋がるため、現在さまざまな場面で利用者が増えています。

需要が高まる理由とは？

受付の無人化システムが注目されるようになった背景には、新型コロナウイルス拡大の影響で会社での感染対策の一環として、受付の無人化のニーズが高まったことが理由に挙げられます。

受付業務が対面の場合、マスクをしているとはいえ、会話や書類の受け渡しなどで感染が拡大する可能性も懸念されました。

受付の無人化システムを導入することで、来訪者や顧客などと非対面での業務が可能になり、感染症対策に繋がる点から取り入れる企業が増えているのです。

また、テレワークの普及によって出社する機会が減ったことも受付の無人化が進んだ背景にあると考えられています。

受付業務のためだけに貴重な人件費を割くことに疑問を抱く経営者にとっても、受付の無人化は魅力的でしょう。

受付に無人化システムを導入するメリット

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受付の無人化システムを導入すると得られるメリットには、以下のものが挙げられます。

• コスト削減
• 業務効率が向上する
• 来訪者に好印象を与える
• 直接コミュニケーションを取らずに済む

受付に無人化システムを導入することで、人件費などのコストを削減や業務の効率化や来訪者に好印象を与えることに繋がります。

また、来訪者や顧客と直接コミュニケーションを取らずに受付業務ができることは感染症のリスクを軽減や防犯面でも期待ができるでしょう。

メリットの内容をそれぞれ詳しく見ていきましょう。

コスト削減

受付に無人化システムを導入することで、受付に配置する従業員の給与や制服、交通費、光熱費、電話機などの人件費や経費を削減できます。

無人化システムによっては、来訪者があったことを担当者に自動通知したり連絡を取れたりできるため、受付に従業員を配置する必要もなくなるでしょう。

人手不足で受付以外に従業員を配置したい場合も、無人化システムに任せることができれば他の業務に移ることも可能です。

人件費やその他の経費などを削減したいと考えているのであれば、受付から見直してみましょう。

受付の業務効率が向上する

受付が無人化することで、ヒューマンエラーの防止や待ち時間の短縮などの効果を期待できます。

従業員が来訪者や顧客の受付対応を全て行うと、通達ミスや担当者への取次に時間がかかるなどのトラブルが起こってしまう場合があるでしょう。

受付を無人化システムにすることで、通達方法は多岐に選べるようになります。

メールはもちろん、各ビジネスチャット、LINEなど、都合の良い方法を選ぶと業務効率が向上するだけではなく、待ち時間も削減可能です。

紙の受付表は、受付票や名刺の読み取り機能、QRコードの発行などを備えた無人化システムを導入すると不要になり手間が減ります。

来訪者へ好印象を与える

来訪者は、受付担当者を経由せずに直接担当者と連絡できるため、待ち時間がなくスムーズに対応でき好印象を与えることができます。

特に現在は、感染症対策が重要視される時代であり、受付システムの導入は来訪者の安心感に繋がるでしょう。

また、日本の企業ではIT技術の進歩に伴い、デジタル技術を社会に浸透させるデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進が進んでいます。

業務のIT化やシステムの効率化はDX推進の不可欠な要素となっており、受付の無人化システムの導入は企業が日々進化するIT技術に柔軟に適応していることを示す良い機会です。

このような取り組みは、来訪者や取引先にもDX化への十分な関心があることや先進性をアピールできるため、企業戦略としても良い役割を果たします。

直接コミュニケーションを取らずに済む

新型コロナウイルス拡大をきっかけに、日本国内ではマスク着用や手指消毒が普及しており、日常的にも感染予防対策が重視されています。

受付に無人化システムを導入することで、直接コミュニケーションを取らずに済むため、飛沫感染による感染リスクを軽減させることが可能です。

また、QRコードや顏認証のシステムを備えた無人化システムであれば、非接触対応もできます。

受付の無人化システムによっては、カメラと連動させることができるため、事前に情報登録がされていない来訪者を不審者と認識して自動で通報するシステムもあります。

不特定多数の来訪者がみえる企業は、受付の従業員が危険に晒されることなく、事件や犯罪のリスクを最小限に抑えられ安心感に繋がるでしょう。

受付の無人化システムの選び方

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受付の無人化システムは、種類や機能などが多岐にわたるため、目的や使用方法などに合わせて選ぶことが大切です。

選ぶ際は、以下のポイントに着目してニーズに合う無人化システムを検討しましょう。

• 種類と機能
• コスト
• 来訪者が操作しやすい
• 設置場所が確保できる
• セキュリティー対策
• サポート体制

それぞれについて詳しく解説します。

種類と機能

受付の無人化システムには、さまざまな種類と機能が備わっており、ニーズに合うものを選ぶことが大切です。

受付の無人化システムの種類は以下のものが挙げられます。

タブレット型	低コストで導入でき、来訪者や顧客にも馴染みのあるツールであるため利用しやすい。
専用端末型	タブレット型よりも機能面が充実しているため、ニーズに合わせてカスタマイズしたいときに便利。
ロボット型	AIを搭載しているロボットが来訪者の対応をする。音声認識や顔認証システムなどの機能が優れている。
遠隔対面型	デジタルサイネージ（映像表示システム）により担当者と直接会話をして対応できる。

上記のように、受付の無人化システムの種類はさまざまなものがあります。

サイズなどによっても、来訪者への印象が変わるため実際に見て体感してみると良いでしょう。

機能に関しては、以下のものが挙げられます。

通知機能	来訪者が受付をするとチャットなどで通知される機能
通話機能	無人化システムを通して来訪者と音声やビデオ通話ができる機能
顔認証機能	顔認証によって来訪者の受付をする機能
事前アポイント機能	事前に予約を行う機能
来訪者誘導機能	受付画面上で会議室などの指定場所に来訪者を誘導する機能
QRコード機能	予約したときに発行されるQRコードをかざして受付ができる機能
多言語機能	さまざまな国の言語に対応できる機能

これらは、企業によってもニーズが異なる部分になるため、必要な機能をピックアップして検討する必要があります。

無人化システムの種類と機能を照らし合わせて、目的に合うものを選択しましょう。

来訪者が操作しやすい

受付が無人になるため、来訪者が操作しやすい無人化システムを選ぶことも大切です。

操作方法が分かりにくく複雑なものだと、受付するだけで時間がかかってしまい本来の目的である時間短縮などの効果が得られません。

来訪者や顧客にとっても、無駄な時間となりクレームに繋がりかねないため、シンプルで分かりやすい無人化システムを導入しましょう。

セキュリティー対策

受付の無人化システムには、来訪者の個人情報が記録されています。

個人情報が漏れると、来訪者本人や来訪者の関係者などに深刻な被害をもたらす可能性があります。

そのため、受付の無人化システムは種類問わずセキュリティー対策やサイバー攻撃に対するウイルス対策は必須です。

具体的には、IPアドレスの制限や顔認証などの機能を搭載している無人化システムを選ぶと良いでしょう。

万が一のサポート体制

受付の無人化システムが故障などのトラブルで使えなくなってしまうと、従業員が全て対応することになります。

復旧させるためには、無人化システムの担当者に作業してもらう必要があるため、サポート体制に関しては確認しておきましょう。

365日24時間体制で担当者と連絡がつき、サポートの対応ができることが理想です。

設置場所が確保できる

受付の無人化システムの設置場所についても、事前にチェックしておきましょう。

タブレット型は、デスクなどの狭い範囲でも設置できるため、ほとんど問題はありません。

ロボット型については、受付の場所にゆとりがないと設置が難しい場合があるため注意が必要です。

ロボットを何台設置するのかなどによっても、必要な場所が変わってくるため、来訪者と従業員の動線なども考慮して適切な場所に設置できるか検討しましょう。

受付の無人化システムには注意点もある

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受付の無人化システムには、いくつかの注意点があるためチェックしておきましょう。

例えば、人件費などを削減できる反面、無人化システムを導入するにはコストがかかってしまう点です。

想定していたよりも費用がかかってしまうと、経営にも支障をきたしてしまいます。

他にも、対人で受付した方が好まれる場合や操作に不慣れな方への対応なども課題となるため、慎重に検討してみてください。

コストがかかる

受付の無人化システムは、初期費用や月額料金といったコストがかかるため注意が必要です。

タブレット型の無人化システムだと、月額5,000円といったリーズナブルなプランもあります。

一方、ロボット型は初期費用に30万円以上かかり、さらに月額料金が発生するため、会社にとって必要な受付の種類や機能であるか慎重に比較検討しましょう。

直接対応した方が良いケースもある

ホテルや旅館など、接客を重視するような施設では、受付を無人化することで顧客満足度が下がってしまう場合があります。

従業員による受付対応は、非日常的な時間を過ごしたい顧客から好まれることも多いでしょう。

顧客のニーズを分析して、無人化システムだけではなく対面で対応することも検討してみてください。

無人化システムに不慣れな顧客もいる

幅広い顧客が訪れる飲食店などでは、タブレットなどの無人化システムに不慣れな高齢者や操作が難しい障害者の方のことも念頭に置く必要があります。

操作方法など受付で困っている方いた際、迅速に案内できるように従業員を近くに配置するなど体制を整えておきましょう。

まとめ

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受付の無人化システムは、目的に合う種類や機能が備わっている製品を選ぶことが大切です。

人件費や経費の削減ができる一方で、無人化システムを維持するためのコストがかかることも念頭において比較検討する必要があります。

とはいえ、受付を無人化することで来訪者の手間を減らしたりDX化をアピールできたりなど、得られるメリットは多く魅力的です。

ぜひ、ニーズに合う受付の無人化システムの導入を検討してみてくださいね。